Benutzerrollen im Integreat CMS: Berechtigungen sinnvoll vergeben

Integreat aktuell und relevant zu halten, kann eine große Aufgabe sein. Informationen sind auf viele Schultern verteilt, Veranstaltungen werden durch Netzwerkpartner und Multiplikator:innen durchgeführt und Ansprechpersonen auf der Karte ändern sich regelmäßig. Die Verantwortung muss nicht bei einer Person liegen. Auch ein größeres Projektteam kann sich externe Unterstützung holen und den Multiplikator:innen Flexibilität ermöglichen beim Einstellen von Veranstaltungen oder der Änderung ihrer Daten. Benutzerrollen im Integreat CMS sorgen dafür, dass jede Person genau die Berechtigungen erhält, die sie für ihre Aufgaben benötigt. Das erleichtert die Zusammenarbeit, schützt vor unbeabsichtigten Änderungen und schafft klare Verantwortlichkeiten.

Das Integreat CMS bietet fünf verschiedene Benutzerrollen. Welche Rolle geeignet ist, hängt davon ab, welche Aufgaben eine Person übernimmt und welche Funktionen sie dafür benötigt. In diesem Beitrag erhalten Sie einen Überblick über die einzelnen Rollen und Empfehlungen für die Praxis.

Benutzerrollen im Integreat CMS im Überblick

Das Integreat Redaktionssystem stellt für diese Zwecke verschiedene Benutzerrollen zur Verfügung, die sich jeweils in der Tiefe ihrer Rechte im System unterscheiden.

In unserer Online-Dokumentation finden Sie eine komplette Übersicht in Tabellenform, welche Berechtigungen die verschiedenen Rollen haben.

Welche Rolle sollten Übersetzer:innen erhalten?

Für Übersetzer:innen gibt es keine eigene Benutzerrolle im Integreat CMS. Stattdessen hängt die passende Rolle davon ab, welche Aufgaben sie übernehmen:

• Sollen Übersetzer:innen Inhalte ausschließlich bearbeiten und anschließend zur Freigabe einreichen, ist die Rolle Autor:in in der Regel die passende Wahl.
• Sollen sie Übersetzungen selbst veröffentlichen können, empfiehlt sich die Rolle Redakteur:in.

Das Prinzip der minimalen Berechtigungen

In der Praxis hat es sich bewährt, nur die Berechtigungen zu vergeben, die tatsächlich benötigt werden. So bleibt das System übersichtlich und das Risiko unbeabsichtigter Änderungen sinkt.

Wer kann welche Aufgaben übernehmen?

Typischerweise wollen wir die Verteilung der Aufgaben nach Tiefe des Zugriffs entscheiden. Besonders weitreichende Rechte wie die Möglichkeit Statistiken einzusehen oder Nachrichten an die Zielgruppe zu schicken, sollte nur offiziellen Vertreter:innen der Kommune möglich sein. Daraus ergibt sich folgende mögliche Rollenverteilung:

• Verwalter;innen: Mitarbeitende des Projektteams oder Redaktionsteams
• Redakteur:innen: Mitarbeitende der Kommune in anderen Ämtern, die ihre Inhalte selbst pflegen sollen/wollen mit Verantwortung für die redaktionelle Qualität und Freigaben
• Autor:innen: Offizielle Vertreter:innen von gesellschaftlichen Organisationen wie Caritas, Malteser, Beratungsstellen mit Vorlage zur Freigabe
• Terminplaner:innen: Organisationen, bspw. auch Sportvereine, die ihre eigenen Veranstaltungen breiter streuen wollen
• Beobachter:innen: Ehrenamtliche, nur sinnvoll in Kombination mit seitenbasierten Berechtigungen, die ganz bestimmte Seiten bearbeiten können sollen

Benutzerkonten nicht löschen, sondern deaktivieren: Verlässt eine Person das Projekt oder wechselt die Aufgaben, sollte das Benutzerkonto nicht gelöscht werden. Stattdessen empfiehlt es sich, das Konto zu deaktivieren. So bleibt nachvollziehbar, wer Änderungen an Seiten vorgenommen hat und wann diese erfolgt sind.

In einem früheren Blog-Artikel geben wir einen Einblick, wie Sie redaktionelle Mitarbeit gestalten können.

Zusätzliche Sicherheit durch Zwei-Faktor-Authentifizierung

Für Benutzerkonten mit weitreichenden Berechtigungen empfiehlt sich die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung. Neben dem Passwort wird dabei ein zusätzlicher Bestätigungscode benötigt. Das erhöht den Schutz des Kontos und erschwert unbefugte Zugriffe.

Fazit

Benutzerrollen im Integreat CMS ermöglichen eine sichere und strukturierte Zusammenarbeit. Wer Rollen passend zu den jeweiligen Aufgaben vergibt und Berechtigungen bewusst einschränkt, sorgt für klare Verantwortlichkeiten und einen reibungslosen Redaktionsprozess. Besonders bei mehreren beteiligten Ämtern oder externen Partnern trägt eine durchdachte Rollenverteilung dazu bei, Inhalte effizient und sicher zu pflegen.